Viisi askelta onnistumiseen
Yrityksen siivouspalvelu voidaan hankkia kahdella eri tapaa, suorahankinnalla tai siivouskilpailutuksen kautta. Usein päädytään, sen enempää ajattelematta suorahankintaan, koska siivouskilpailutuksen järjestäminen voi tuntua asiaan vihkiytymättömältä monimutkaiselta prosessilta. Etukäteen suunnittelemalla ja tilan siivoustarpeiden pohdinnalla sekä muutaman alla esitellyn askeleen avulla siitä voi kuitenkin tehdä hallitun, tehokkaan ja jopa helpon. Onnistuneen siivouskilpailutuksen lopputuloksena yrityksen on mahdollista hankkia omaan toimintaan, tilaan ja budjettiin parhaiten sopiva siivouspalvelu, joka palvelee sekä tilassa työskenteleviä, mahdollisia asiakkaita sekä muita yrityksen ulkopuolisia tilan käyttäjiä. Siivouspalvelun helpoimmin luettavia mittareita on, ettei tilaajan tarvitse huolehtia siivouksiin liittyvistä asioista oman työn ohessa, vaan se hoituu ammattitaitoisesti ja tarpeen mukaan huomaamattomasti.
Usein kilpailutus nähdään pelkkänä hintakilpailuna, mikä toki johtaa halvimpaan vaihtoehtoon, mutta ei useinkaan takaa laatua. Siivous on käsityövaltaista työtä, jossa suurin kulu on henkilöstökulu (70–85 %). Liian lyhyeksi mitoitettu siivousaika voi johtaa laadullisiin ongelmiin. Mikäli siivoukseen joudutaan tekemään korjaustoimenpiteitä, se voi pidemmällä aikavälillä tulla jopa kalliimmaksi. Ammattinsa osaava siivooja haluaa lähtökohtaisesti aina tehdä työnsä hyvin ja laadukkaasti ja on tärkeää, että hänelle on varattu siihen tarpeellinen aika.
Tässä artikkelissa käydään läpi, kuinka onnistunut siivouskilpailutus järjestetään viidessä selkeässä askeleessa.
1. Tarpeiden ja lähtötilanteen kartoitus
Onnistunut siivouskilpailutus lähtee liikkeelle mahdollisimman tarkasta tarpeiden kartoittamisesta:
- siivottavat tilat
- siivouksen ajankohta
- siivoustaajuus
- tavoiteltu puhtaustaso
- ympäristöasiat
Pohdi esimerkiksi, kuinka usein eri tilat vaativat siivousta ja miten tärkeää olisi toimia ympäristöystävällisesti. Tulisiko tilan olla ”mintissä” myös siivousten välillä, esim asiakkaita varten vai riittääkö, että roskakorit ehtivät täyttymään ennen seuraavaa siivouskertaa? Mieti myös vertailussa käytettäviä painopisteitä, näitä ovat usein hinta, laatu ja ammatillinen osaaminen kyseisessä tilatyypissä. Tämä vaihe on kriittinen, sillä jos siivouksen laajuutta ja tavoitteita ei ole määritelty tarkasti, voi olla haastavaa vertailla saatuja tarjouksia.
2. Kilpailutusmateriaalin kerääminen
Kun tarpeet on kartoitettu, seuraava askel on kerätä kaikki tarvittava kilpailutusmateriaali:
- lyhyt esittely tarjouskilpailun kohteesta ja siivoustarpeesta
- mahdollisimman yksityiskohtainen palvelukuvaus, käytä esim. käytössä olevaa palvelukuvausta pohjana. Tee tarvittavat muutokset.
- tilojen pohjapiirustukset, ei pakollinen, jos järjestetään tutustumiskäynti
- mahdolliset erikoisvaatimukset, kuten salassapitoasiakirjat tai turvaselvitystarpeet
Mitä tarkempi ja selkeämpi kilpailutusmateriaali on, sitä helpompi palveluntarjoajien on antaa täsmällisiä tarjouksia, joissa on huomioitu kaikki tärkeät yksityiskohdat ja myös tarjousten vertailu onnistuu. Muistathan myös kertoa tarjoajille arvioinnissa käytettävistä painopisteistä.
Voit myös halutessasi pyytää kilpailijoilta tarjouksen liitteeksi lisädokumentteja, esimerkiksi ympäristöohjelma ja /tai laatukäsikirja. Näistä dokumenteista pystyt varmistamaan tarjoajan kestävän kehityksen suunnitelmat ja valmiuden mahdollisissa poikkeustilanteissa. Kun tavoitteet ovat selvät, voit keskittyä löytämään palveluntarjoajan, jonka on mahdollista vastata juuri sinun tarpeisiisi.
3. Palveluntarjoajiin tutustuminen
Kun kilpailutusmateriaali on kasassa, on aika tutustua alueesi palveluntarjoajiin. Kilpailutuksessa on tärkeää arvioida palveluntarjoajien resurssit ja aiempi kokemus. Tämä auttaa sinua valitsemaan toimijat, jotka voivat vastata yrityksesi tarpeisiin ja tuottaa laadukasta palvelua. Tavoitteena on löytää luotettava ja osaava kumppani, joka pystyy tarjoamaan kestävää ja asiantuntevaa siivouspalvelua.
Palveluntarjoaja saa tarjouksen tekemistä varten parhaan mahdollisen kuvan tilasta arviointi- /tutustumiskäynnillä. Tällaisen tutustumiskäynnin voi järjestää kaikille halukkaille tarjoajille yhdessä tai erikseen. Tutustumiskäynnillä on samalla mahdollista tutustua tarjoajan asiantuntemukseen, heidän liiketoimintaansa ja arvioida yhteensopivuutta oman yrityksen kanssa.
4. Tarjousten arviointi ja vertailu
Kun tarjoukset on vastaanotettu, on aika vertailla niitä keskenään. Tässä vaiheessa on tärkeää keskittyä omiin valittuihin painopisteisiin. Tarjousten arviointi voi olla haasteellista, jos tarjouspyyntö on ollut tai liian rajoitettu ja tällöin myös palveluntarjoajien tarjoamien palvelujen taso saattaa vaihdella suuresti. Hyvin jäsennelty tarjouspyyntö ja ennalta päätetyt, vertailussa käytettävät painopisteet helpottavat vertailua.
5. Sopimuksen tekeminen
Viimeinen askel on valitun palveluntarjoajan kanssa tehtävä sopimus. Tässä on tärkeää pohtia, halutaanko määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Selkeät sopimusehdot varmistavat, että molemmat osapuolet ovat tietoisia odotuksista ja velvollisuuksista. On hyvä myös sopia mahdollisista yhdessä tehtävistä kehitystoimenpiteistä ja laadunvalvonnasta. Laadukas siivouspalvelun perusta on ammattitaitoinen siivoushenkilökunta, säännöllinen laadunvarmistus ja vaivaton kommunikaatio tilaajan ja palveluntarjoajan välillä.
Kohti parempaa siivouspalvelua
Aidosti onnistunut siivouskilpailutus ei ole vain hintakilpailua, vaan omaan tarpeeseen sopivan palvelun varmistamista. Kun kilpailutukseen lähdetään tarkalla tarpeiden kartoituksella sekä huolella laaditulla tarjouspyynnöllä ja tarjoukset vertaillaan omiin tarkoituksiin sopivilla painotuksilla, lopputuloksena on palvelu, joka hoituu ”kuin itsestään”. Ammattimainen ja laadukas siivouspalvelu parantaa työpaikalla viihtymistä, työturvallisuutta ja asiakastyytyväisyyttä sekä auttaa pitämään kiinteistön pintamateriaalit kunnossa pidempään.
Ota meihin yhteyttä, jos haluat puhua lisää siivouspalveluistamme, tarvitset lisää neuvoja kilpailutuksen järjestämiseen tai kutsua meidät kylään arviokäynnille. Kuopion Siivouspalvelu on ammattitaitoinen ja luotettava siivouspalveluyritys, jonka palvelut on helppo hankkia. Meiltä siivouspalvelun hankkiminen onnistuu toki vaivattomasti myös ilman kilpailutusta!
Käy katsomassa mitä asiakkaamme ovat kertoneet meistä: täältä ja täältä
